Зачет/распределение авансов

Каждый платеж, поступающий от клиента в рамках конфигурации «Рекламная смета» может быть учтен одним из трех способов:

  • Отнесен в счет задолженности ранее запущенного в работу заказа (например, если в кредит запустили заказ)
  • Отнесен в качестве предоплаты по сохраненному, но не запущенному в работу заказу
  • Записан в управленческий аванс контрагента.

Следует помнить, что управленческий аванс зачастую не совпадает с бухгалтерским авансом.
С точки зрения бухгалтерии, аванс – это сумма оплаты, совершенная в счет предстоящей отгрузки.
В конфигурации «Рекламная смета», как правило, большинство платежей, идентифицирующихся как авансы с точки зрения бухгалтерского учета, не являются управленческими авансами, так как задолженность закрывается не по отгрузкам, а по заказам. Между заказом и отгрузкой может пройти не один день производственных процессов.
Управленческий же аванс – это сумма поступивших от клиентов оплат, не привязанная к заказу покупателя. Например сумма сверх счета оплаченная, или оплата, поступившая по ранее оплаченному заказу.

Управленческие авансы хранятся в специальном регистре и их объем контролируется посредством отчета из подсистемы продаж «Авансы покупателей”.

Отчет выводит ведомость авансов в разрезе контрагентов.

Для использования накопленных авансов в качестве оплаты по заказу покупателя необходимо использовать документ «Распределение авансов» подсистемы «Финансы”.

Документ позволяет отобразить информацию по доступному авансу контрагента в рамках выбранной организации на дату и время документа, а затем распределить этот аванс на указанные в таблице документа заказы:

При нажатии кнопки «Подбор» открывается журнал заказов с включенным фильтром по контрагенту распределения. Подразумевается, что по умолчанию авансы контрагента будут использованы на закрытие задолженностей по заказам именно этого контрагента. Отбор может быть отключен – что позволит использовать аванс для закрытия задолженности по любому заказу системы.
Следует помнить, что эти операции не дублируются в бухгалтерском учете и соответственно синхронизировать движения денег по бухгалтерскому учету придется вручную.
Операция зачета авансов отображается в оборотах менеджера датой закрытия авансов.