Справочник материалов. Наименование материалов. Нормализация справочника и настройка

В конфигурации «Рекламная смета» для хранения каталога используемых в производстве материалов используется типовой справочник «Номенклатура».

Общие рекомендации по организации работы со справочником не зависят от использования или не использования управленческих производственных модулей и заключаются в следующих пунктах:

1. для каждой «сущности» делается отдельная папка
2. для каждой папки и/или вида номенклатуры настраиваются счета учета

Таким образом, при заполнении новой базы номенклатуры рекомендуется сделать отдельную папку «Материалы», отдельную папку «Готовая продукция», отдельную папку «Услуги» и т.д. и в них уже размещать все используемые в производстве материалы, товары, услуги и т.д. Затем к этим папкам будет удобно привязывать настройки счетов учета номенклатуры.

Структура каталога материалов может быть различна — в зависимости от принятой на предприятии методике учета материалов. Единственное требование — не делать дублей материалов. Отсюда следует вывод о том, что делать иерархию вида «Материалы для печати» и «Материалы для ламинации» нет смысла, т.к. один и тот же материал может использоваться как для печати, так и для ламинации, что будет вводить в заблуждение менеджеров/печатников либо повлечет создание дубля материала в справочнике.

Уровни иерархии, их количество и структура может быть любой.

Главное, при создании уровней помнить что с этим справочником будут работать как менеджеры так и печатники.

Соответственно количество уровней вложенности с одной стороны должно позволять отделить например пластики от бумаги, а с другой стороны не должны превращать процедуру подбора материалов в квест где пользователь должен прокликать 20 уровней вложенности.

Например можно сделать иерархию:

материалы -> Банеры -> Blackout

Далее, в зависимости от количества материалов например выделить отдельные папки для разных плотностей, тогда будет дополнительный уровень иерархии с каталогами  «440», «510» и тд.. а, если нет например большого количества номенклатуры — можно материалы хранить плоским списком без дальнейшей детализации. Выбор сугубо индивидуален и зависит от количества материалов

При заполнении наименований материалов необходимо руководствоваться следующими требованиям:

1. Наименование материалов будет определяться единицей измерения материала.
2. Количество элементов в справочнике материалов будет зависить от учетной единицы материала.
3. Списания, оприходования, инвентаризации — все делается в единой общей единице измерения.

Теперь подробнее.

Наименование материала должно быть заполнено в базе так, чтобы менеджер мог с одной стороны четко идентифицировать материал, а с другой стороны должна быть возможность ввести цену продажи  и закупки на единицу учета материала  и в далее учитывать этот материал на складе.

Пример: баннерная ткань может называться у разных поставщиком по-разному а так же иметь разные единицы измерения у разных поставщиков. Кто то может поставлять «Банер 3.2» рулонами по 50 метров в рулоне показывая в поле «Количество» в накладной штуки рулонов. Кто то может поставлять такой же материа «Банер 3.2» в погонных метрах указывая в качестве количества-  количество погонных метров всей поставки не детализируя количество рулонов, кто то может поставлять материал «Баннерная ткань» да еще и в квадратных метрах.

Что бы была возможность корректно приходовать, списывать и инвентаризировать материал на складе, в организации принимается решение о том как будет данный материал именоваться а так же в какой единице измерения материал приходуется, списывается и учитывается.

Например, принимается решение что материал учитывается в погонных метрах. Соответственно наименование материала должно отражать это свойство и в поле наименования справочника. В базу заводятся номенклатурные позиции с наименованиями например «Банер 3.2», «Банер 2.2» и тд..   Для корректного пересчета погонных метров в квадратные в карточке материалов заполняются габариты учетной единицы и далее учет прихода, расхода и инвентаризация считаются в погонных метрах.

Карточка номенклатуры стандартная с добавленим полей необходимых для управленческого учета.

Если номенклатура является материалом который используется как производственный материал при заполнении техкарт то  необходимо заполнить признак «производственный«.

Габариты в мм — признак того что габариты учетной единицы указаны в миллиметрах и в техкарте расчет ведется в миллиметрах. Используется для материалов цифровой и офсетной печати.

Длина, ширина, толщина, вес и плотность — параметры учетной единицы материала для возможности использоваться оные в алгоритмах.

Мин. остаток на складе — количество минимального остатка на складе данного материала. Если остаток станет ниже минимального — материал в списке будет отображаться красным шрифтом а так же в отчетах по остаткам материалов можно будет отфильтровать материалы которых не хватает на складе.

Коэфф. себестоимости — поправочный коэффициент себестоимости для расчета предварительных рентабельностей техкарт.

Нет автоперерасхода — специальный флаг который устанавливается на тех материалах по которым не нужно автоматически учитывать базовый перерасход при заполнении документов списания в упр. учете. Пример: на предприятии базовый перерасход 10%. Если печатник будет отмечать выполнение заказа площадью 10 квадратных метров, автоматически списание будет расчитано от ширины рулона и площади которую надо отпечатать увеличенной на эти самые 10% — то есть от 11 м2. С другой стороны — данная поправка не имеет смысла для материалов имеющих например штучный учет. Например нет необходимости так корректировать допустим сумки для конструкций или конструкции. Никто не будет списывать 1.1 единиц конструкций.

В техкартах считать по м2 — признак того что для данного материала НЕ ЗАВИСИМО от учетной складской единицы — цены для контрагентов задаются за квадратный метр а так же количество расхода материала в техкартах считается в квадратных метрах.

Пример: банер 3.2, ширина погонного метра 3.2 м, длина 1 м.  На склад будут оприходованы погонные метры, то есть при оприходовании поставки из 10 рулонов по 50 метров будет проведено поступление товаров и услуг где количество материала будет указано равным 10*50 = 500 погонных метров.
Но в прайс-листе для клиента будет установлена цена за КВАДРАТНЫЙ МЕТР и в техкарте количество материала посчитается равным площади изделия — то есть в квадратных метрах.
При списании — печатник укажет количество ПОГОННЫХ метров и спишет погонные метры.
Таким образом — складской учет ведется в погонных метрах, а продажа и ценообразование осуществляется в квадратных.

Автосписание при передаче в производство — признак автоматического списания материалов при передачи с основного склада в производственный склад.

Использовать резервирование — данный материал будет автоматически резервироваться на складе по запущенному заказу.

Передавать в переработку — данный материал доступен для передачи в переработку при использовании внутрихолдинговой обработке давальческого сырья.

Сценарии заполнения справочника номенклатуры

При первоначальной настройке информационной базы можно выделить два сценария возникащих со справочником материалов:

1. Запускается новая база и справочник материалов заполняется «с нуля».
2. Существует справочник  с материалами и остатками и требуется нормализовать, привести в порядок данный справочник

Первый вариант «Запускается новая база» — самый простой и быстрый вариант старта.

В этом варианте запуска нет накопленных ошибок учета, разных едениц измерения, отрицательных остатков и несоответствия остатков инвентаризации.  Для начала работы достаточно определиться со схемой именования и учета материалов и просто заполнить справочник а затем завести данные по результатам инвентаризации через документ оприходования товаров.

Самое главное при заполнении справочника «с нуля» — договориться и определиться с методикой именования материалов а так же определиться с тем в каких единицах ведется учет материала. Далее создается каталог материалов в справочнике и приходуется в разрезе этих материалов остатки.

Вариант нормализации существующего справочника — более сложен при запуске.

При варианте использования уже существующего справочника, особенно в базах в которых не велся производственный учет а весь бухгалтерский учет осуществлялся силами бухгалтера — мы получаем полный набор проблемных ситуаций:

1. разные наименования материалов
2. разные учетные единицы одного и того же по сути материала
3. пересорт, недосдачу и тд

Очевидно, что для нормального учета материала на складе предприятия все эти наименования необходимо приводить к единому, утвержденному на предприятии наименованию. То же самое касается едениц измерения.
Если один и тот же материал по документам приходит от одного поставщика в метрах квадратных, а от другого в метрах погонных — то соответственно на склад необходимо приходовать данный материал не просто в том наименовании которое используется на предприятии но  и в той единице измерения которая принята на предприятии.

Исходя из нашего опыта, есть два варианта наведения порядка в разных единицах измерения:

1. заполнение документов «пересорта» — операций введенных вручную где по дебету и кредиту по 10 счету списываются и приходуются материалы пересорта
2. массовое глобальное списание и оприходование склада.

Вариант №1 муторный и долгий-  по каждой ситуации когда одного материала например в рулонах избыток и этого же материала под другим наименованием и например в квадратных метрах недостаток требуется ввести операцию введенную вручную и перекрыть недостаток избытков корректно рассчитав количество дебета и кредита.

Как правило, по варианту №1 никто не действует, все наводят порядки по варианту №2: массовое глобальное списание и оприходование.

Суть метода в следующем: заводится каталог с новой номенклатурой по варианту «запускается новая база» в отдельную папку, затем проводится инвентаризация в новых наименованиях и далее полностью списываются остатки в старых наименованиях и приходуются по инвентаризации остатки в новых наименованиях.

При использовании этого метода сумма списания и сумму приходования выравнивают, разницу соответственно можно либо списать в периоде инвентаризации либо переложить на отдельный субсчет и постепенно досписывать.

Главное — с момента инвентаризации остатки материалов будут во-первых в правильных наименованиях и единицах измерения, во-вторых в реальном количестве.

Вопрос использования собственного наименования материала отличного от наименования поставщика

Ситуация когда  в базе данных материал называется не так как этот же самый материал называется у поставщика — стандартная ситуация.

Не нужно пытаться в своей учетной системе заполнять материал так как его наименование пишет поставщик, так как другой поставщик материала будет называть материал по-другому, третий поставщик — третьим способом и тд. То есть в любом случае если вы попытаетесь под каждого поставщика подстраиваться — у вас на складе один и тот же материал будет представлен несколькими карточками с различным наименованием.

Методика именования следующая: в учетной системе принимается в качестве рабочего то наименование которое соответствует учетной политики и правилам действующего предприятия, а при оприходовании поступлений заполняется документ поступления в базе материалом под собственным наименованием в учетной едниице.

Пример: когда в базе заполнен материал, например «Банер 3.2» с единицей измерения «погонный метр» а поставщик привез материал «Ткань баннерная» с единицей измерения «рулон» — необходимо оприходовать свой материал «Банер 3.2» пересчитав количество в погонные метры и записав в документе «Поступление товаров и услуг» в качестве материала «Банер 3.2» а в качестве количества — количество погонных метров.