Оформление отгрузочных документов — полностью стандартная типовая операция для конфигурации «Бухгалтерия 3.0»
Если у менеджеров доступна роль «Оформление отгрузочных документов» то менеджер может на основании счета на оплату покупателю сформировать документ «Реализация товаров и услуг» в ситуации когда предприятие выпускает готовую продукцию и документ «Оказание услуг» в ситуации когда в учетной политике установлен выпуск услуг производственного характера.
Отгрузочный документ создается на основании счета на оплату покупателя. Для этого достаточно в форме счета или в форме списка счетов через меню «Создать на основании» выбрать вид создаваемого документа. Например «Реализация товаров и услуг»
В зависимости от содержимого счета, будет предложено выбрать вид документа:
Менеджер выбирает «Товары» — если в реализации будут отгружаться только товары и формироваться например печатная форма «Торг-12» без услуг.
Менеджер выбирает «Услуги» — когда необходимо только услуги отгрузить по документу «Акт об оказании услуг»
Самый универсальный вариант: менеджер выбирает «Товары, услуги, комиссия» когда и товары и услуги отгружаются одним документом а клиенту печатается форма «УПД» — универсальный передаточный документ.
Отгрузка заполняется полностью автоматически.
Наиболее часто используемая схема документооборота выглядит примерно вот так «заказ->счет->отгрузка» — то есть содержимое заказа соответствует содержимому счета и содержимому отгрузочных документов.
В ситуации когда необходимо отгрузить сразу несколько заказов, в текущей версии системы необходимо сформировать счет на несколько заказов и затем на основании этого счета сделать отгрузку которая автоматически будет заполнена всем содержимым счета.
Важной точкой контроля является колонка «Заказ покупателя» которая должна быть заполнена заказами — так же как в счете на оплату покупателю.
Именно по этой колонке происходит связь бухгалтерского учета и управленческого, и если менеджер будет заполнять реализацию не на основании счета а вручную добавляя те или иные товары из справочника — с большой долей вероятности нарушится связь в виду выбора не той продукции что была посчитана в заказе и не выполнятся автоматические сценарии, например по выпуску продукции, закрытию расчетов, закрытию сделок и тд.
При печати отгрузочных документов менеджеру доступна форма с выводом печати и подписи (настраиваются в карточке организации админстратором базы)
Так же менеджеру доступа отправка печатной формы клиенту по электронной почте если в системе включена соответствующая опция и настроен ящик электронной почты для отправки документов (настраивает администратор информационной базы):
Автоматически формируется письмо с вложением выбранного менеджером формата:
Электронная почта подтягивается из контактной информации клиента. Если адрес электронной почты ввести новый -он будет сохранен в контактной информации клиента автоматически.
Письмо с документами отправляется автоматически с сервера. На компьютере менеджера почтовый клиент может быть вообще не установлен и не настроен — все отправляется через информационную базу.