Оформление заказов покупателей

Заказ покупателя — документ который регистрирует в информационной базе суть сделки с покупателем.
Проведение документа «Заказ покупателя» увеличивает задолженность покупателя перед нашей организацией.

Оформить заказ покупателя можно в журнале заказов подсистемы «Продажи»

Документ состоит из трех «блоков» — шапки, табличных частей и подвала.

Общий принцип заполнения — стандартный для всей конфигурации «Что вижу, то и заполняю» — все реквизиты имеют названия используемые в хозяйственной и производственной деятельности не зависимо от учетной системы и интуитивно понятны пользователям.
Обязательные для заполнения реквизиты имеют красную пунктирную линию в поле реквизита.

Шапка заказа

В шапке документа заполняются следующие реквизиты:

Номер и Дата — служебные реквизиты, заполняются автоматически.

Флаг «ПП» — признак «Предварительного Просчета» — режим работы заказа покупателя при котором текущий документ с взведенным флагом ПП имеет отличную от стандартной нумерацию и по этому документу невозможно выставить счет и запустить производственные работы. Используется для реализации предварительных просчетов которые нужно защитить от случайного запуска в работу, а так же для организации сценариев работы пользователей-стажеров, при котором пользователь может оформить документ в базе но действие виляющие на задолженность и план работ (запуск заказа в работу) выполняет ответственный пользователь.

Дата отгрузки — планируемая дата отгрузки заказа. Поле обязательное для заполнения.

Организация — организация от которой мы осуществляем продажу и будем далее выставлять закрывающие документы покупателю. Выбор организации это очень ответственный момент, так как при многофирменном учете данный реквизит будет определять параметры и схемы движения материалов по складу/производству а так же виды и комплекты оформляемых документов по сделке.

Контрагент — покупатель данного заказа. Заказчик.

Договор по заказу — поле в котором можно по необходимости указать договор между организацией и контрагентом для того чтобы в последующих шагах (выставление счета, реализация, оплаты) привязать текущий заказ к бухгалтерской аналитике «Договор контрагента». Данный реквизит как правило на этапе оформления заказа не заполняется, а заполняется только на этапе формирования счета. Подобная схема учета позволяет по необходимости подбирать в счет несколько заказов. Если в заказе договор заполнен, сформировать счет на заказы с разными договорами не получится.
Кнопка «Новый» автоматически генерирует новую запись в справочник «Договоры контрагентов» автоматически формируя наименование договора с указанием реквизитов заказа.

Контактное лицо — контактное лицо контрагента.

Панель взаиморасчетов:

Панель взаиморасчетов — информационная панель расположенная в шапке заказа и предназначенная для калькуляции текущих взаиморасчетов по заказу. В панели выводится задолженность по заказу (если заказ запущен в работу), общая задолженность контрагента по всем заказам, текущий остаток кредита контрагента, максимальный кредит контрагента, информация о том сколько дней кредита осталось пользоваться контрагенту и сколько всего разрешено по умолчанию а так же собраны обороты по заказам контрагента за весь период учета в базе.

Панель счетов и доставок позволяет сформировать счет на оплату покупателю и заявку на доставку на основании текущего заказа:

Если счет на оплату или заявка на доставку были ранее сформированы, отображается не ссылка на создание нового документа а ссылка на открытие ранее сформированного документа.

Если необходимо сформировать новый счет или заявку на доставку — то можно воспользоваться меню «Создать на основании»

Табличные части заказа

Заказ покупателя содержит несколько таблиц.

1. Продукция по техкартам:

В таблице «Продукция по техкартам» отображаются оформленные в данном заказе технологические карты. Редактирование строк этой таблицы напрямую запрещено — при попытке отредактировать строку таблицы «Продукция по техкартам» будет открыта форма соответствующей технологической карты.
В таблице представлены помимо стандартных колонок (наименование, количество, цена и сумма) ряд управленческих колонок, отображающих вид техкарты, приоритет техкарты и наличие превью макета.

При включении дополнительных информационных колонок в табличной части становятся видимыми колонки с габаритами изделий, оборудованием и материалом.

Так же, если заказ не запущен в работу или позволяют права пользователя — непосредственно из таблицы производственных техкарт можно приостановить, запустить в работу или перепровести техкарту без открытия формы техкарты. Для этого необходимо воспользоваться меню «Еще» таблицы техкарт.

2. Товары

Таблица «Товары» предназначена для регистрации списка продаваемых со склада товаров.
Содержимое таблицы заполняется полностью вручную.
Технологические карты в данной таблице не используются.
Важно: оформленные через таблицу товаров изделия/материалы/товары никак не отражаются на производстве. Система ожидает что данные товары будут в наличии на соответствующем складе в момент проведения отгрузочных документов.

3. Услуги

Таблица «Произвольные услуги» предназначена для учета реализуемых покупателю услуг.
Важно: оформленные через таблицу услуг услуги/работы  никак не отражаются на производстве. Услуги попадают в счет, затем в реализацию — в производственных очередях этих работ/услуг не видно.

4. Закладка «Дополнительно»

На закладке «Дополнительно» отображаются следующие параметры заказа:

1. Планируемая форма оплаты — наличная или безналичная форма.

2. Планируемая дата оплаты — реквизит, позволяющий в отчетах получить «просроченные» по оплате заказы.

3. Флаг «Отдано» и дата «Отдано» — произвольный флаг, помечающий факт передачи заказа клиенту и регистрирующий дату изменения флага. Отображается в журнале заказов в виде отдельных колонок.

4. Каталог макетов — инструмент, позволяющий сгенерировать и открыть пользователю каталог для загрузки макетов в общее файловое хранилище макетов печати. Механизм предназначен для упорядочивания хранения макетов, а также для ускорения ввода сведений о месторасположении файлов.

5. Тип цен — кнопка позволяющая указать текущий тип цен и способ учета НДС.

6. Сумма вознаграждения — общая сумма вознаграждения по заказу, которая будет распределена на табличную часть «Продукция по техкартам».

7. Сумма доставки — общая сумма доставки, которая будет распределена на табличную часть «Продукция по техкартам». Используется в тех ситуациях, когда организация не может или не хочет выставлять счет с выделением доставки в отдельную позицию счета.

Подвал

Подвал заказа содержит сведения об ответственном менеджере заказа, произвольный комментарий а так же информацию о общей стоимости заказа и общей сумме НДС по заказу.

При использовании отделов менеджеров — отображается поле с указанием отдела менеджер.

Печатные формы заказа
Документ «Заказ покупателя» позволяет вывести на печать форму заказа-наряда имеющую несколько вариантов печати

Предусмотрена печать с суммами, без сумм а так же возможность печати заказа-наряда с печатью организации и подписями ответственных лиц.

Документ «Заказ покупателя» подключен к подсистеме внешних печатных форм, что позволяет в зависимости от потребностей подключить любое количество различных печатных форм к документу, например форму «Заказ-наряд с превью».

Анализ рентабельности

В заказе предусмотрена возможность сформировать предварительный анализ рентабельности всего заказа исходя из калькуляционных данных.

По нажатию кнопки «Анализ рентабельности» открывается форма в которой система собирает все материалы по всем техкартам и все работы. По всем техоперациям рассчитывается плановая стоимость техопераций, плановая сдельная оплата труда. По материалам рассчитывается плановая себестоимость материалов.  Если в конфигурации используется начисление бонусов сотрудникам отдела продаж то так же считаются плановые бонусы сотрудникам отдела продаж.

Далее считается общая сумма затрат по заказу — итоговая себестоимость  и чистая прибыль по заказу, а затем рассчитывается рентабельность всего заказа как отношение чистого дохода к продажной стоимости без ндс.